Hunderttausende deutsche Dienstwagen-Fahrerinnen und -Fahrer zahlen jedes Jahr deutlich mehr Steuern, als nötig – im Schnitt 2.617 Euro pro Kopf. Eine aktuelle Auswertung zeigt: Wer statt der pauschalen Ein-Prozent-Regel ein Fahrtenbuch nutzt, könnte dem Staat zusammen rund 2,47 Milliarden Euro weniger schenken.

Milliarden-Geschenk ans Finanzamt: Die neue Zahl im Detail

Basis der aktuellen Berechnung sind reale Nutzungsprofile aus dem Firmenwagenrechner des Anbieters Vimcar. Demnach verschenken Dienstwagen-Nutzerinnen und -Nutzer in Deutschland jedes Jahr zusammen rund 2,47 Milliarden Euro, weil sie ihre Privatfahrten pauschal nach der Ein-Prozent-Methode versteuern, obwohl sich in vielen Fällen ein Fahrtenbuch klar rechnen würde.

Im Schnitt liegt das individuelle Sparpotenzial laut Analyse bei 2.617 Euro Steuern pro Jahr – pro Fahrzeug. Hochgerechnet betrifft das etwa 940.000 Dienstwagen, bei denen sich der Umstieg auf die Fahrtenbuch-Methode heute besonders lohnen würde.

Zum Jahresbeginn 2025 waren in Deutschland rund 4,5 Millionen gewerbliche Pkw-Halter registriert. Etwa 35 Prozent dieser Fahrzeuge – rund 1,6 Millionen – werden typischerweise sowohl beruflich als auch privat genutzt und sind damit überhaupt erst Kandidaten für den Steuervergleich. Doch nur etwa ein Viertel der Fahrerinnen und Fahrer nutzt bislang ein Fahrtenbuch.

Felix Schmidt, Chief Product & Technology Officer beim Vimcar-Mutterkonzern Shiftmove, bringt das Problem auf den Punkt:

„Viele Dienstwagen-Fahrerinnen und -Fahrer zahlen mehr, als sie müssten – oft einfach aus Routine.“

Ein-Prozent-Regel vs. Fahrtenbuch: So funktioniert die Steuerfalle

Wer einen Dienstwagen auch privat nutzen darf, muss diesen Vorteil als Einkommen versteuern. In Deutschland sind dafür zwei Wege zugelassen: die Ein-Prozent-Regel und das Fahrtenbuch.

Ein-Prozent-Regel (Pauschalmethode)

  • Jeden Monat wird 1 % des Bruttolistenpreises des Fahrzeugs als geldwerter Vorteil versteuert.
  • Für den Arbeitsweg kommen zusätzlich 0,03 % des Listenpreises pro einfachem Kilometer zwischen Wohnung und Arbeitsplatz hinzu – ebenfalls monatlich.
  • Die tatsächliche private Nutzung spielt keine Rolle: Ob Sie 5 % oder 50 % privat fahren, die Steuerlast bleibt gleich hoch.

Diese Pauschalregel ist bequem, wird aber schnell teuer, sobald der Dienstwagen einen hohen Listenpreis hat und überwiegend dienstlich bewegt wird.

Fahrtenbuch-Methode

  • Sie dokumentieren jede Fahrt mit dem Dienstwagen – Geschäftsfahrten, Arbeitsweg und Privatfahrten.
  • Am Jahresende wird der Anteil der Privat- und Pendelkilometer ermittelt.
  • Nur dieser Anteil der tatsächlichen Gesamtkosten des Fahrzeugs (inklusive Abschreibung, Versicherung, Steuer, Wartung, Kraftstoff bzw. Strom) wird als geldwerter Vorteil versteuert.

In der Praxis zeigt sich immer wieder: Wer das Auto nur in geringem Umfang privat nutzt, fährt mit dem Fahrtenbuch steuerlich deutlich günstiger. Rechenbeispiele aus der Fachliteratur kommen je nach Fahrzeug und Nutzung auf Ersparnisse von mehreren tausend Euro im Jahr – teils sogar jenseits der 4.000-Euro-Marke.

Für wen sich das Fahrtenbuch besonders lohnt

Die neuen Vimcar-Daten bestätigen, was Steuerexpertinnen und -experten seit Jahren sagen: Ein Fahrtenbuch ist vor allem dann attraktiv, wenn der Privatanteil der Nutzung niedrig ist. Besonders hohes Sparpotenzial haben in der Regel:

  • Fahrerinnen und Fahrer teurer Fahrzeuge (hoher Listenpreis), die nur gelegentlich privat genutzt werden.
  • Außendienstler und Vielfahrer, die sehr viele dienstliche Kilometer, aber nur wenige Privatfahrten mit dem Dienstwagen zurücklegen.
  • Beschäftigte mit eher kurzer Pendelstrecke zwischen Wohnung und Arbeitsplatz – denn hier schlägt der zusätzliche 0,03-%-Aufschlag der Ein-Prozent-Regelung nicht ganz so stark zu.
  • Nutzer von Benzin- und Diesel-Dienstwagen: Hier ist der rechnerische Vorteil der Fahrtenbuch-Methode laut Auswertung besonders hoch.

Etwas differenzierter sieht es bei elektrifizierten Dienstwagen aus. Reine Elektrofahrzeuge und bestimmte Plug-in-Hybride werden steuerlich bereits mit reduzierten Pauschalwerten begünstigt; dadurch schrumpft in vielen Fällen der zusätzliche Vorteil eines Fahrtenbuchs. Trotzdem kann sich die genaue Berechnung lohnen – insbesondere bei höherpreisigen Elektro-SUVs.

Praxis-Check: In drei Schritten zur eigenen Ersparnis

Ob Sie selbst zu den Kandidaten mit Vierstellig-Potenzial gehören, lässt sich mit wenigen Angaben recht schnell abschätzen:

  1. Daten zum Fahrzeug sammeln
    Notieren Sie Bruttolistenpreis, tatsächliche jährliche Gesamtkosten (Versicherung, Steuer, Wartung, Reifen, Kraftstoff/Strom etc.) und die einfache Strecke zwischen Wohnung und Arbeitsstätte.

  2. Nutzung realistisch einschätzen
    Schätzen Sie, wie viele Kilometer Sie pro Jahr geschäftlich, wie viele für den Arbeitsweg und wie viele privat fahren. Wer sich unsicher ist, kann zunächst ein paar Wochen testweise eine einfache Fahrtenliste führen.

  3. Online-Rechner nutzen
    Mit diesen Angaben lassen sich in Firmenwagen- oder Steuerrechnern beide Varianten – Ein-Prozent-Regel und Fahrtenbuch – durchspielen. Die Vimcar-Analyse basiert genau auf solchen realen Profilen und zeigt: Ist Ihr Privatanteil gering, kippt die Rechnung schnell zugunsten des Fahrtenbuchs.

Digitale Fahrtenbücher nehmen dabei einen Großteil des Aufwands ab: Einmal im Auto installiert, erfassen sie Fahrstrecken automatisch, ordnen sie dem Fahrzeug zu und ermöglichen es, jede Fahrt mit wenigen Klicks als privat, geschäftlich oder Pendelweg zu kategorisieren. Die Daten werden manipulationssicher gespeichert und können in einem Bericht für Finanzamt oder Steuerberatung ausgegeben werden.

Was das Finanzamt beim Fahrtenbuch wirklich verlangt

Der Haken an der Sache: Das Finanzamt akzeptiert die Fahrtenbuch-Methode nur, wenn das Fahrtenbuch lückenlos, zeitnah und manipulationssicher geführt wurde. Wer das Buch „aus der Erinnerung“ nachträgt oder Fahrten vergisst, riskiert, dass die Behörde das Fahrtenbuch verwirft und rückwirkend doch die Ein-Prozent-Regel ansetzt – inklusive Nachzahlung.

In einem klassischen Papier-Fahrtenbuch müssen bei geschäftlichen Fahrten unter anderem Datum, Fahrtziel, Zweck der Fahrt, Name des besuchten Kunden oder Geschäftspartners sowie Anfangs- und Endkilometerstand dokumentiert werden. Für private Fahrten genügt in der Regel die Angabe der gefahrenen Kilometer, aber auch hier darf keine Lücke entstehen.

Elektronische Fahrtenbücher können diesen Dokumentationsaufwand deutlich reduzieren, indem sie Wege automatisch aufzeichnen und die wichtigsten Daten bereits vorbefüllen. Wichtig ist, dass die Lösung die strengen Vorgaben der Finanzverwaltung zur Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit erfüllt. Wer auf günstige Eigenbaulösungen oder einfache Excel-Tabellen setzt, geht ein unnötiges Risiko ein.

Warum trotzdem drei von vier beim Pauschalmodell bleiben

Angesichts der möglichen Ersparnisse wirkt es paradox, dass nach Schätzungen bislang nur etwa 25 Prozent der Dienstwagenberechtigten in Deutschland ein Fahrtenbuch nutzen.

Dafür gibt es mehrere Gründe:

  • Bequemlichkeit und Routine: Die Ein-Prozent-Regel ist schnell eingerichtet, erfordert keine Umstellung im Alltag und wird von vielen Unternehmen standardmäßig angewendet.
  • Angst vor Bürokratie: Viele verbinden das Fahrtenbuch noch mit mühsamem handschriftlichem Eintragen nach jeder Fahrt.
  • Unkenntnis über das eigene Profil: Wer nicht genau weiß, wie hoch der private Nutzungsanteil tatsächlich ist, unterschätzt oft das Sparpotenzial.
  • Wechsel nur zu bestimmten Zeitpunkten möglich: Ein Umstieg von der Ein-Prozent-Regel auf das Fahrtenbuch (oder umgekehrt) ist in der Regel nur zum Jahreswechsel oder beim Wechsel des Firmenwagens zulässig – wer den Termin verpasst, zahlt ein weiteres Jahr nach dem alten Modell.

Für viele Dienstwagen-Nutzerinnen und -Nutzer kann es sich deshalb lohnen, noch vor dem nächsten Jahreswechsel gemeinsam mit der Steuerberatung einen Kassensturz zu machen: Passt das gewählte Modell überhaupt noch zur tatsächlichen Fahrzeugnutzung – oder gehört man zu den Hunderttausenden, die dem Staat Jahr für Jahr unnötig viel Geld überweisen?